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Confinement des équipes Toolearn : tranche de vie et perspectives

Pour cette première tranche de vie en confinement, nous avons interrogé Agnès MARTIN – Directeur du Développement Toolearn. Elle nous parle de l’impact de la crise sanitaire sur son organisation, de sa vision du management à distance et de ses projets d’accompagnement auprès de ses clients.

Comment t’es-tu organisée pour continuer ton activité pendant le confinement ?

Agnès Martin : « Le confinement n’a pas changé fondamentalement mon organisation de travail. Avec le Cloud, nous avons accès instantanément à l’ensemble de nos applications et données.
 Pour échanger, nous utilisions déjà la vidéoconférence. Les récentes grèves TGV nous ont bien formés (merci !) au télétravail.
Donc tout continue… à la maison ! »

Comment maintiens-tu le lien avec tes clients ?

AM : « Nous avons tout d’abord communiqué dès le 20 mars pour leur témoigner de notre soutien et de notre disponibilité malgré notre vie confinée.
Puis, nous avons envoyé une vidéo détournée sur la communication par mail. Une newsletter assez drôle et instructive pour donner une tonalité joyeuse dans une période compliquée.
Nous allons poursuivre dans les semaines à venir en proposant des nouveautés…
Nous échangeons régulièrement par téléphone, mail et web conférence. Nos interlocuteurs sont souvent un peu plus disponibles lorsqu’ils sont en télétravail. Certains sont indisponibles du fait de la fermeture de leurs activités. D’autres maintiennent leur travail car ils sont dans des domaines sensibles (santé, propreté, distribution de l’eau, construction.) »

Et avec tes équipes, qu’est-ce le confinement a changé ?

AM : « On a inauguré les Web Café Toolearn. Les mardis et jeudi. Ce sont des moments de convivialité où l’on parle de nous, de nos familles. On voit passer les enfants qui nous disent bonjour… Chacun peut exprimer son ressenti, chacun raconte ce qu’il voit de sa fenêtre et nous envoie des photos.
C’est le côté positif de cette période de confinement. Même si les devoirs des enfants mobilisent les parents, les familles se voient un peu plus, se lèvent un peu plus tard, c’est assez inédit.
Nous en profitons pour travailler sur des sujets de fonds, sur les thèmes à développer pour la rentrée. C’est un vrai travail d’équipe car le côté positif est que nous avons le temps pour réfléchir, faire de la veille …

Pour Toolearn, c’est vraiment une première car nous n’avons jamais vraiment passé des moments tous ensemble 2 fois par semaine ! C’est notre instant pause « à la machine à café » Du reste, j’aimerai poursuivre ce «Web café» après la fin du confinement ou le transformer en «Web apéro» ! à voir … »

Tes conseils pour manager efficacement ses équipes à distance ?

AM : « Pour avoir déjà vécu cette expérience, je trouve que le management est plus facile à distance car le management présentiel déresponsabilise chacun. A distance, chacun organise son temps de travail en fonction de son rythme, de ses contraintes, de ses envies. Pour moi seul le résultat compte : le client doit être satisfait et livré à temps.

Cette culture du résultat fonctionne beaucoup mieux. Il faut savoir donner sa confiance et ensuite chacun est responsabilisé, autonome, engagé, solidaire avec l’équipe.

Je pense que cela est possible lorsqu’il y a un bon climat de confiance, une bonne implication et un esprit sérieux. J’espère que cette crise sanitaire et de confinement va permettre à beaucoup d’organisations d’adopter le télétravail. C’est une véritable bouffée d’oxygène pour tous… et aussi pour la planète qui souffre moins de tous nos déplacements vers les bureaux parfois inutiles !  »

Sur quels projets travailles-tu actuellement ?

AM : « Je travaille sur la gestion de situation de crise et sur la reprise. J’ai mobilisé mes équipes pour proposer une offre vidéo dessinée ou motion Design, ludique, engageante dans un délai très court. Je sais que cela correspond aux attentes de nos clients. Ils préparent tous demain et après-demain. Et nous aussi !
Les projets actuels continuent que ce soit sur des offres commerciales, de sensibilisation, de règlementations, de nouvelles normes d’hygiène et sécurité.
Nous traitons beaucoup de sujets liés à la sécurité industrielle. Ces sujets ne subissent pas de ralentissement car ils sont au cœur des préoccupations des clients concernés.  »

As-tu de nouvelles attentes de tes clients ?

AM : « De nouvelles demandes se dessinent. Le besoin d’accompagnement se fait ressentir chez la plupart de nos clients :
– Expliquer le plan de reprise d’activité
– Rassurer les collaborateurs parfois inquiets de revenir sur leur lieu de travail
– Sensibiliser aux nouvelles consignes sanitaires
– Communiquer sur la stratégie de reprise en interne comme en externe
Car il y aura la période d’APRES Covid-19. De grands changements s’installent dans toutes les organisations et dans tous les services : ressources humaines , finance, formation, qualité. Il faudra expliquer ces changements profonds. Tout cela avec des supports efficaces, engageants, motivants pour donner la pêche aux équipes !

Que vois-tu de ta fenêtre ?

Les arbres, le ciel et mon jardin, parfois la tête de mon mari qui me demande si j’ai bientôt fini !!

confinement du bureau d'Agnes Martin

Quel est le rituel que tu n’as pas changé ?

Je bois toujours mon premier café au lit le matin…

Ton astuce anti-anxiété ?

Je bosse !! et je téléphone beaucoup le soir pour prendre des nouvelles de la tribu : ma famille et mes amis.
Sinon pas d’autres anxiétés. Cette crise c’est comme un séisme. Je n’ai malheureusement pas « la main » pour agir. C’est le plus frustrant mais j’adapte ma vie confinée à la situation.

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