Une communication interne réussie, clé de voûte de la performance en entreprise

Date de publication : 10 avril 2024

La communication interne est au cœur de la réussite de toute organisation. Elle permet de fédérer les équipes, de donner du sens à l’action et de renforcer l’engagement des collaborateurs. Pourtant, rares sont les entreprises qui accordent à leur stratégie de communication interne toute l’attention qu’elle mérite.

Sans plan d’actions clair, difficile en effet de diffuser les messages auprès de tous les employés et de créer ce sentiment d’appartenance si précieux. Résultat : des informations qui circulent mal, des objectifs flous, un alignement perfectible des équipes.

Alors, comment élaborer une stratégie de communication interne qui porte ses fruits ? Suivez le guide (c’est nous) !

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Comprendre la communication interne

Qu’est-ce que la communication interne et pourquoi est-elle importante ?

La communication interne, c’est tout ce qui permet d’informer et d’échanger avec les équipes au sein d’une boîte. Les mails, l’intranet, les réunions, les événements… Tous les moyens sont bons pour partager les messages importants et créer du lien entre collègues.

Et pourquoi c’est si important ? Tout simplement parce que la communication interne est souvent le reflet d’une entreprise bien en place. D’ailleurs, elle s’en sert principalement pour :

  • Diffuser les messages clés auprès de tous les salariés : objectifs stratégiques, évolution de l’activité, changements organisationnels, etc.
  • Donner du sens à l’action de chacun en expliquant la contribution individuelle aux enjeux collectifs
  • Favoriser la cohésion des équipes en partageant une culture d’entreprise commune
  • Motiver les collaborateurs et renforcer leur engagement, avec des effets positifs sur la productivité et la performance. Les études sont formelles : +21% de productivité quand les équipes sont engagées !

Logique ! Quand on comprend la stratégie de son entreprise et qu’on se sent plus proche d’elle, on a envie de donner le meilleur de soi-même. Résultat, la productivité décolle. 

Quel est le lien entre communication interne et engagement des collaborateurs ?

Justement, parlons engagement… La communication interne a un rôle à jouer pour motiver les troupes ! Selon une étude LinkedIn de 2021 :

  • 52% des employés ne comprennent pas la stratégie de leur entreprise.
  • 42% ne se sentent pas impliqués dans les objectifs de leur organisation.

Pourtant, quand la communication interne est bien ajustée :

  • 79% des employés se déclarent engagés dans leur travail.
  • 41% font preuve de plus de créativité et d’esprit d’initiative.

La communication interne crée un cercle vertueux : des collaborateurs informés et impliqués seront plus engagés et performants.

Comment faire un état des lieux de la communication interne actuelle ?

Alors, par où commencer pour booster sa com’ interne ? En faisant un bon état des lieux ! C’est la base pour comprendre ce qui va (et ne va pas) dans les échanges avec les équipes. 

Plusieurs méthodes permettent de réaliser un état des lieux de la communication interne :

  • Mener des entretiens ou des focus groups avec des collaborateurs pour identifier leurs attentes
  • Réaliser un audit des canaux et supports de communication utilisés
  • Analyser des indicateurs clés : taux de lecture des publications internes, participation aux événements, etc.
  • Diffuser un questionnaire à l’ensemble des salariés pour recueillir leur perception de la communication interne

Cet état des lieux doit couvrir plusieurs dimensions : canaux utilisés, types d’informations diffusées, adéquation avec les attentes des collaborateurs, obstacles identifiés. Il fournit une base solide pour combler les éventuelles lacunes et pour construire une stratégie de communication interne qui a sa petite influence.

Bien définir sa stratégie de com’ interne, par où commencer ?

Fixer des objectifs SMART pour sa communication interne

Déjà, des objectifs clairs et mesurables ! Pas des grands concepts fumeux, mais du concret : faire connaître un projet prioritaire aux équipes, augmenter la motivation au travail, par exemple. La méthode SMART, c’est un concept imparable pour fixer des objectifs pertinents et atteignables :

  • Spécifiques : par exemple, augmenter la notoriété interne d’un projet prioritaire
  • Mesurables : augmenter de 20% la compréhension du projet en 2 mois
  • Atteignables : avec les moyens humains et financiers à disposition
  • Réalistes : connaissant la culture d’entreprise
  • Temporellement définis : à atteindre d’ici fin 2025

Et qui dit objectifs dit moyens de les mesurer : KPI, enquêtes, tout est bon pour tracker l’évolution. Selon une étude de la Harvard Business Review, les collaborateurs ayant des objectifs clairs sont 2,5 fois plus performants.

Identifier les cibles en interne et personnaliser les messages

Tous les employés n’ont pas les mêmes attentes ni les mêmes habitudes de consommation d’info. Inutile de noyer tout le monde sous le même flot d’actu corporate ! Mieux vaut : 

  • Segmenter les salariés par métier, service, ancienneté, etc.
  • Personnaliser les canaux : e-mail pour les sédentaires, application mobile pour les techniciens terrain.
  • Adapter le ton : formel pour les annonces importantes, convivial pour la cohésion d’équipe.

Cibler les messages permet de s’assurer qu’ils sont lus et compris. Selon une étude Edelman, 64% des employés sont plus réceptifs quand les messages sont personnalisés.

Choisir les bons canaux et supports de communication interne

Côté canaux justement, ceux qui marchent le mieux ? Les plus interactifs, pour encourager la discussion ! Intranet collaboratif, réseaux sociaux d’entreprise, forums ouverts à tous… Et bien sûr une bonne dose de convivialité. Voici plusieurs critères pour déterminer les bons canaux :

  • Adéquation avec les objectifs : visibilité, engagement…
  • Complémentarité pour varier les formats : vidéos, quizz, forums, etc.
  • Accessibilité pour toucher tous les collaborateurs, sur site ou à distance.
  • Interactivité pour favoriser les échanges et le dialogue.
  • Intégration aux outils existants pour une diffusion facile.

Combiner une newsletter mensuelle globale, des actualités ciblées sur l’intranet et des vidéos dynamiques assure un maximum d’impact.

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Allouer un budget adapté à sa stratégie de communication interne

Dernier point : le budget. Inutile de lésiner, la communication interne ça se finance : 

  • 20 à 25% du budget RH total est un minimum
  • 2% du chiffre d’affaires annuel est un repère pour une communication efficace

Ce budget doit permettre de développer les bons contenus, outils digitaux et événements pour animer la communication interne. Et le jeu en vaut largement la chandelle !

  • Un euro investi dans la communication interne rapporte généralement 5 euros en engagement et productivité accrue.

Concrètement, comment mettre en place sa stratégie de communication interne ?

Encourager les échanges entre collaborateurs

En dynamisant les échanges entre collègues ! Tout est bon pour renforcer les liens. Le feeling dans les équipes, ça change tout ! Plusieurs leviers s’offrent à vous : 

  • Créer des communautés internes par métier ou centre d’intérêt.
  • Organiser des événements conviviaux : afterworks, team building, séminaires annuels.
  • Mettre en place des rituels favorisant la cohésion : café du lundi, déjeuner avec le manager.
  • Former les managers au feedback régulier et à l’écoute active.

D’après une étude Hays, 82% des collaborateurs estiment que les échanges avec leurs pairs sont le meilleur moyen de progresser.

Jouer la transparence et partager la vision de l’entreprise

Autre piste : la transparence. Plus une entreprise communique en interne, plus elle fédère ses troupes. C’est tout bénef’ pour la motivation : 

  • Communiquer régulièrement sur les résultats et les perspectives.
  • Expliquer les choix stratégiques et les changements.
  • Donner l’accès à l’information à tous les niveaux.
  • Valoriser les succès collectifs.

Une étude de l’Université de Pepperdine montre que les entreprises transparentes ont 30% de salariés plus engagés.

Digitaliser les processus comme l’onboarding

Côté digital, il offre différentes options pour fluidifier la communication interne et optimiser certains processus RH :

  • Parcours d’intégration online : tutoriels, quizz, visites virtuelles.
  • Plateforme de formation avec des modules e-learning.
  • Réseau social d’entreprise pour se connecter dès l’arrivée.

D’après LinkedIn, l’onboarding digital permet de réduire de 17% le turnover des nouveaux salariés. 

Adopter le format vidéo pour communiquer en interne

Chez Toolearn, on est forcément des aficionados de la vidéo. Elle dynamise vos prises de paroles et engage davantage les employés. Vous pouvez très bien imaginer : 

  • Des interviews des dirigeants pour partager la vision.
  • Des tutos pour former à de nouveaux outils.
  • Des reportages sur des innovations ou des métiers.
  • Des pastilles vidéo pour animer l’intranet.

Selon Forrester Research, une société d’étude de marché mondiale, les collaborateurs ont 4 fois plus de chances de regarder une vidéo en entier qu’un contenu écrit.

Vos collaborateurs ont du mal à adhérer à vos messages clés ? La vidéo explicative donne vie à vos annonces et facilite la compréhension. Avec Toolearn, créez des contenus engageants en motion design ou dessin animé. Mettez toutes les chances de votre côté pour une communication interne efficace ! Demandez vite un devis.

Recueillir les retours et l’opinion des collaborateurs

Dernier conseil : pour ajuster sa stratégie, vous devez pouvoi mesurer la satisfaction des collaborateurs. Pour ça, écouter les retours du terrain. Tous les moyens sont bons pour prendre le pouls et identifier les points à améliorer : 

  • Enquêtes annuelles sur la communication interne
  • Sondages ponctuels sur des actions spécifiques
  • Boîte à idées pour collecter suggestions et avis
  • Entretiens individuels ou collectifs

Une stratégie de com’ interne réussie, ça se pilote et ça s’optimise en continu !

Définir des indicateurs clés de performance

Pour piloter sa stratégie, vous devez identifier les KPIs pertinents, comme par exemple :

  • Taux d’ouverture des newsletters internes,
  • Nombre de vues des publications sur l’intranet,
  • Participation aux événements (en présentiel ou digital),
  • Notoriété interne des projets prioritaires.

Ces indicateurs doivent être suivis régulièrement pour identifier les actions à fort impact.

Analyser les résultats et ajuster les actions si besoin

Un bilan annuel ou semestriel est indispensable pour analyser les résultats :

  • Benchmark par rapport aux objectifs fixés
  • Identification des leviers les plus efficaces
  • Ajustement des actions moins performantes

Ce bilan s’appuie sur les KPIs mais aussi sur le feedback qualitatif des collaborateurs.

Maintenir une communication interne efficace dans la durée

Ensuite, quelques bonnes pratiques pour ancrer la démarche s’imposent :

  • Roadmap pluriannuelle avec les temps forts
  • Budget alloué pérenne pour mener les actions
  • Responsable de la communication interne dédié
  • Groupe de travail avec des collaborateurs volontaires

La constance est de mise pour inscrire la communication interne dans la culture d’entreprise.

Les bonnes pratiques pour optimiser sa communication interne

En résumé, quelques conseils à retenir :

  • Recueillir en continu l’avis des salariés
  • Tester de nouveaux formats et canaux
  • Former les managers à communiquer en interne
  • Valoriser les contributeurs à la démarche
  • Célébrer les succès collectifs

La communication interne est un processus sans fin, qu’il faut cultiver pour récolter tous ses bénéfices.

Vous vous demandez peut-être…

Quels sont les différents types de communication interne ?

La communication interne peut être déclinée en 4 grands types qui ont chacun leur utilité.

D’abord, la communication descendante, celle qui vient du top management vers les équipes. L’objectif : partager la vision, les résultats, les changements importants dans l’entreprise. Les moyens : les fameux emails d’info corporate, l’intranet, les réunions plénières un peu formelles.

Vient ensuite la communication ascendante, dans l’autre sens ! Là, ce sont les collaborateurs qui remontent leurs idées, leurs besoins ou leurs questions à la direction. Les boîtes à idées, les enquêtes de satisfaction, les entretiens annuels, tout est bon pour donner la parole au terrain.

Troisième type : la communication transversale, entre collègues ou entre services. Le but : fluidifier les échanges pour plus de collaboration. Les communautés de pratique, les réseaux sociaux internes ou les événements inter-services, de super outils pour cela !

Et enfin la communication informelle du quotidien, autour de la machine à café ou à la cantine. Ces moments de convivialité, indispensables pour souder les équipes et partager des infos de façon décontractée !

Pour une communication interne réussie, l’idéal est de combiner ces différents types de communication interne afin de toucher tous les collaborateurs et répondre à leurs besoins spécifiques d’information et d’échange.

Quelles sont les différentes stratégies de communication ?

  1. La stratégie informative : elle vise à partager des informations descendantes sur la vie de l’entreprise (résultats, changements, projets…). Les canaux utilisés sont souvent l’intranet, les emails, les réunions plénières.
  2. La stratégie participative : elle cherche à impliquer les collaborateurs, à recueillir leurs avis et leurs idées. Les outils sont par exemple les enquêtes, les groupes de travail, les boîtes à idées.
  3. La stratégie managériale : elle met l’accent sur le rôle du manager pour relayer l’information au sein de son équipe. La formation des managers est alors essentielle.
  4. La stratégie relationnelle : elle vise à renforcer les liens entre collègues. Les leviers sont les événements conviviaux, les communautés internes, les espaces de détente.
  5. La stratégie digitale : elle s’appuie sur les outils numériques (réseaux sociaux d’entreprise, applis mobiles…) pour une communication moderne et interactive.

Quels sont les outils de communication interne ?

  • L’intranet : site interne pour partager l’actualité de l’entreprise, des informations pratiques, des offres d’emploi, etc.
  • Le journal interne : publication papier ou digitale avec les dernières actualités, interviews, reportages, etc.
  • Les e-mails d’information : pour diffuser des annonces importantes à tous les collaborateurs.
  • Les réseaux sociaux d’entreprise : pour favoriser les échanges informels entre collègues.
  • La messagerie instantanée : outils comme Slack ou Teams pour communiquer en direct au sein des équipes.
  • Les écrans d’information : dans les espaces communs, ils diffusent des infos sur l’actualité interne.
  • Les événements : séminaires, conventions annuelles, team building pour réunir les collaborateurs.
  • Les enquêtes en ligne : pour consulter les employés sur différents sujets.
  • La vidéo : interview des dirigeants, tutoriels, vidéo explicative, pour une communication dynamique.
  • Les espaces de discussion : babillards, forums, où les employés peuvent échanger.

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